Sebuah institusi (Yayasan, Perusahaan, Pesantren, Lembaga Pendidikan, dan Entitas Bisnis lainnya) sebaiknya pada akhirnya dapat berdiri sendiri.

Bila institusi tersebut merupakan institusi usaha maka keuntungan merupakan sasaran. Bahkan sebuah institusi sosial pun sebaiknya memiliki sasaran kemandirian artinya dapat mengelola dana masuk yang ada dan mengatur pengeluaran sehinggga memungkinkan untuk terjadinya pengembangan di kemudian hari. Dengan demikianlah institusi tersebut baru dapat berkelanjutan.

Bila sebuah usaha mengalami kerugian terus menerus maka cepat atau lambat usaha tersebut akan mengalami gulung tikar alias bangkrut, demikian juga dengan sebuah institusi sosial, bila pengeluaran dari institusi tersebut selalu lebih besar dari penerimaan maka cepat atau lambat institusi sosial tersebut akan berakhir. Tentu saja hal ini tidak diinginkan pemilik usaha atau pengelola institusi, termasuk karyawan atau orang-orang yang terlibat didalamnya , sebab bila hal itu terjadi maka akan berdampak PHK bagi karyawan, dan kegagalan bagi pengurus.

Sebuah institusi yang sehat adalah institusi yang laporan keuangannya menunjukkan LABA bukan sebaliknya, dan yang terpenting juga adalah adanya arus kas yang baik [selalu ada uang tunai]. Keduanya tidak dapat dipisahkan. Untuk menjaga kedua hal itu agar dapat berjalan dengan baik, langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat laporan keuangan yang baik dan benar sejak awal, sehingga dapat menyajikan gambaran dari seluruh rangkaian usaha yang sudah dilakukan dengan mengadakan pencatatan-pencatatan secara benar dan menganalisanya secara berkala.

Pada saat seseorang berencana untuk membuka sebuah usaha atau membangun sebuah intitusi, baik itu untuk mendatangkan keuntungan ataupun institusi sosial seperti Yayasan, Pesantrean, Gereja, dll, sebaiknya segeralah mencatat semua pengeluaran yang ada. Hal ini sangat penting supaya semua asset segera terdata, modal dapat diketahui dengan tepat, dan demikian pula dengan pengeluaran sehingga pada saat institusi tersebut sudah menerima pendapatan semua biaya dapat langsung disusutkan atau dibebankan.

Hal ini akan membuat perkembangan usaha dapat terlihat dengan jelas dan murni apakah berjalan baik atau menuju kebangkrutan. Pada umumnya 1-3 tahun pertama sebuah usaha dapat saja mengalami kerugian atau belum BEP [break even poit], namun bila kita membuat laporan keuangan dengan akurat maka kita akan dapat melihat apakah usaha tersebut boleh diteruskan atau terpaksa dihentikan . Itu sebabnya kita harus segera mencatat semua pengeluaran sejak awal .

Hal lain yang juga perlu diperhatikan adalah pada saat kita merencanakan untuk memulai usaha sebaiknya kita mengadakan pemisahan antara pengeluaran untuk usaha dari keuangan pribadi kita, terutama untuk usaha perorangan, demikian juga bila usaha tersebut sudah menerima penghasilan, sebaiknya jangan menggunakan uang institusi untuk keperluan pribadi. Pemisahan ini ditujukan agar kita dapat melihat kemurnian perkembangan institusi yang sedang kita jalankan dan dari sanalah kita dapat membuat perencanaan ke depan.

Ada banyak institusi, biasanya usaha perorangan atau institusi sosial yang tidak melakukan pencatatan dengan tepat sejak awal , sehingga tidak sedikit dari mereka yang tidak mengetahui lagi berapa modal yang disetor, berapa asset mereka secara tepat atau bahkan ada yang tidak tahu apakah sebetulnya usaha mereka mengalami keuntungan atau kerugian. Bahkan ada yang lebih buruk lagi, mereka merasa pendapatan banyak namun uangnya entah kemana [mengalami cash flow yang buruk], dan agar usaha mereka terus bergerak mereka maminjam uang ke bank.

Bila hal ini terus berlanjut maka dapat berakibat kurang baik. Institusi yang sehat tidak saja tergantung pada seberapa besar penghasilan yang didapat, tetapi juga tergantung pada seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan dan seberapa baik dana masuk yang di terima setiap bulannya dan semua itu hanya dapat terlihat jelas jika institusi tersebut membuat laporan keuangan !     (oleh AXCEL program akuntansi hemat)